Gestion des appels d’offres
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Audit de l’existant
Nous réalisons une analyse critique des pièces du marché actuel ainsi que la visite des sites dans le cadre d’un état des lieux (inventaire des surfaces, contraintes d’exécution, particularités des prestations souhaitées, aménagement des locaux, niveau de qualité des locaux, critères qualitatifs…).
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Préconisations
Sur la base de l’audit et des retours d’expérience de nos collaborateurs sur des missions similaires, rédiger un rapport d’étude permettant de valider les orientations du dossier de consultation ainsi que la stratégie d’achat (allotissement, types de prestations, services associés, profils des candidats, estimation budgétaire…)
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Réalisation du dossier de consultation
Qualigiène rédige ensuite l’ensemble des pièces techniques du marché (cahier des charges, dossiers de réponse techniques), rédige ou met à jour les pièces administratives (notamment sur les parties révision de prix, réfaction, pénalités, critères de choix des candidats…) et établit les bordereaux de prix (DPGF, BPU…).
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Analyse des offres
Notre rôle est de réaliser l’analyse des dossiers des candidats (technique et économique), détecter les offres anormalement basses ou irrégulières, présenter un comparatif sur la base de ratios (cadences de travail, coût/m²…) et des retours d’expérience de nos missions similaires.
À la suite de cette analyse, nous rédigeons un rapport d’analyse avec classement des candidats et mise en avant des points forts/faibles. Enfin, nous participons à la commission d’attribution.
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Mise en place du titulaire
Nous animons la réunion de démarrage entre le titulaire et la collectivité (mise au point, rappel des exigences de la collectivité, mise en place du planning…).
Suivi et pilotage des prestations
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Planification
Qualigiène assiste la collectivité et le prestataire dans la planification des prestations, le processus de démarrage et de suivi des prestations, la mise en place de rencontres récurrentes.
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Réalisation de la grille de contrôle
Afin d’évaluer les besoins réels en propreté et les services du prestataire, nous établissons un référentiel qualité. Nous rédigeons des grilles d’évaluation contenant différents éléments et critères de contrôles, tout en fixant des seuils d’acceptabilité. Nous présentons l’outil informatique permettant la réalisation des contrôles de manière dématérialisée.
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Réalisation audit qualité
Qualigiène réalise différents audits afin de juger le niveau de propreté, identifier les problèmes de méthodologie et d’organisation, définir les écarts entre le contrat et les prestations réalisées.
Notre objectif ? Apporter à la collectivité notre savoir-faire et notre libre-arbitre dans la relation avec le prestataire.
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Actions correctives
Un tableau de suivi des actions correctives est mis en place afin de permettre la mise en place de plans d’actions correctives pour améliorer la qualité des services rendus aux usagers.
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Suivi des actions
Un système d’envoi/réception des actions correctives est mis en oeuvre. Qualigiène en assure le suivi, le transfert et le respect des délais et valide la pertinence des actions proposées
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Reporting
Nous mettons en place un outil de suivi des contrôles, qui nous permet par la suite d’établir des statistiques afin de mettre en avant les points forts et les dysfonctionnements liés aux prestations (outil d’aide à la progression).
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Réunion client / prestataire
Nous animons des réunions ponctuelles ou récurrentes entre le prestataire et la collectivité, permettant d’aborder le contrat sous des aspects qualitatifs, organisationnels, sociaux, environnementaux et économiques.